Documentacion Administrativa y Empresarial

Existen dentro de nuestro mercado diferentes enfoques de trabajo Documentario Administrativo para la organizacion y administracion de los documentos, el enfoque se orienta de acuerdo a las necesidades de las empresas o instituciones donde seran canalizados dichos objetivos:
La informacion es escencial para las organizaciones para que puedan funcionar, estos documentos a nivel global en tres categorias:

a) Correspondencia: Se considera correspondencia cuando nos referimos al manejo conjunto de cartas, informes, solicitudes, memoranduns, mensajes especiales que se envian por medios electonicos ó impresos.

La correspondencia implica una comunicación "escrita" que no está contenida en una tarjeta ficha o formulario de igual manera se debe considerar dentro de la correpondencia los documentos abiertos que salen de la empresa conocidos tambien como documención enviada.

b) Tarjetas: Las tarjetas son un medio sencillo que utilizan las organizaciones asi como los indiviudos para notar de forma breve y lógica determinada información.

La manera de como se organiza la información permitira entender y localizar los datos rápidamente.

Estos registros se usan para propósitos no solamente internos sino también externos existen dos tipos diferentes de canalizar mejor el mantenimiento de estos registros:

- Las tarjetas más pequeñas y estan hechas de material más grueso para que no se doblen y necesiten menos soporte.

- No se archivan en carpetas como la correpondencia.

. Usos:

- Los tarjeteros tienen muchos usos comerciales y personales son utilizados en el personal administrativo ó gerencia de igual manera en el personal de la oficina como medio de clasificación orientación y transmisión de información.

. Ventajas:

- Se puede añadir o cambiar información rápidamente preparando una nueva tarjeta.

- La información se puede eliminar rápidamente destruyendo la tarjeta anterior.

- La tarjeta se puede organizar y reorganizar de acuerdo a una secuencia alfabetica, geografica, númerica, por asunto, etc.

- Varios empleados ejecutivos o personas según la necesidad puede usar el grupo de tarjetas simultáneamente.

- Algunas tarjetas estan diseñadas de modo que se pueden colocar en equipos especializados ó máquinas automáticas para clasificarlos para registrarlas o para procesarlas.

Própositos de las tarjetas

Las tarjetas tienen como próposito dos objetivos encensiales:

1. Son trabajadas como índices

2. Se desarrollan como registros independientes que permite sintetizar información. Generalmente se utiliza en este segmento las abreviaturas. También sirven como base de anotaciones y clasificación de información.

LOS FORMULARIOS COMERCIALES

Un formulario es un impreso con espacios en blanco que son utilizados para buscar datos, es un medio que generalmente es utilizado para simplificar la información de esta manera el proceso será más fluido y se evitará la repitición de información en el caso de la informática las computadoras tienen la capacidad de imprimir lineas de información y formularios comerciales como por ejemplo facturas, notas de crédito, estado de cuentas, entre otros documentos que son utilizados para procesar rápidamente la información, para luego hacer la clasificación en los objetivos.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ALFABÉTICO DE TARJETAS

Para la óptima distribución y organización de un archivo alfabético de tarjetas se deben considerar los siguientes elementos.

1. El tarjetero: Consiste el diseño en una caja o gabeta pequeña de dimensiones apropiadas que puedan fácilmente tener como posición un escritorio, se destribuyen tarjetas con información correspondientes a la necesidades tanto personales (estudiantes) comerciales, asuntos empresariales, productos específicos, entre otros. Su objetivo principal facilitar el orden y la localización inmediata.

Codificación alfabética

Codificación númerica

b) Guías: Son tarjetas con indicadores de un material fuerte y resistente según sea el caso, estas son necesarias para dividir las tarjetas o gabetas. Según sea el caso considerando diferentes secciones. Cada guía se coloca al principio de la sección que pertenece estas guías permiten la localización al margen de la edad cuerpo y sostén de las tarjetas.

c) Las pestañas: La guías tienen una pestaña o proyección en la parte superior de la tarjeta que busca o tine como objetivo facilitar la ubicación estas pueden estar en diferentes posiciones según sea el caso y la necesidad del rótulo.

Cada guía debe estar identificado con rótulo es el que aparece impreso en el título que se expide en la pestaña superior esta puede ser una palabra ó el código o cualquier otros simbolización que ayude a indentificar el objetivo.

c) Las tarjetas: Son hojas de cartulina generalmente donde se anota la información, viendo los diferentes colores que sirven para nombres o asuntos.

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